Conditions générales.

1 Entreprise et champ d’application

Les présentes conditions s’appliquent exclusivement aux missions professionnelles de Wim Hendrik Marc Steynen, exerçant sous le nom commercial SDS (Steynen Digital Services). SDS travaille uniquement avec des entreprises et des indépendants agissant dans le cadre de leur activité professionnelle ou d’entreprise. Lors de la commande, le client communique ses coordonnées professionnelles et, le cas échéant, son numéro d’entreprise ou de TVA. Un numéro d’entreprise ne détermine pas à lui seul le caractère professionnel ; l’objectif réel de la mission est déterminant.

Ces conditions s’appliquent uniquement aux missions expressément confirmées sous SDS. Elles ne sont pas destinées aux achats à des fins privées. Si une mission s’avère néanmoins être un contrat de consommation, ces conditions ne peuvent exclure les droits impératifs des consommateurs ; des dispositions adaptées sont convenues avant l’exécution.

SDS couvre la stratégie, le conseil, la conception, le développement, la mise en œuvre, l’intégration, la formation, l’assistance et la maintenance en matière d’informatique et d’infrastructure numérique, de sites web, d’applications web, d’applications classiques de bureau et mobiles, de solutions cloud, de connexions logicielles et d’automatisation. L’intelligence artificielle (IA), les applications d’IA, chatbots, assistants numériques, agents d’IA et l’IA générative, les logos, identités visuelles, créations graphiques et imprimés font également partie de l’offre. Seules les prestations expressément commandées sont incluses.

Entrepreneur : Wim Hendrik Marc Steynen. Adresse : Diestersteenweg 82, 3800 Sint-Truiden. Numéro d’entreprise : 0696.667.856. Statut actuel de TVA : exonéré de TVA. Contact : wim@wimhendrikmarcsteynen.com, +32 (0)493 499 805. Site : www.steynendigitalservices.be.

2 Communication, acceptation et accords particuliers

Les conditions de SDS sont consultables sur www.steynendigitalservices.be. Ce site est le canal officiel de publication des conditions de SDS. Avant la conclusion du contrat, SDS renvoie clairement à la version applicable et donne au client une possibilité effective de la consulter et de la conserver. En acceptant ensuite un devis ou une mission faisant référence à ces conditions, le client accepte les conditions applicables et est réputé avoir pu en prendre connaissance. La preuve contraire reste possible ; la connaissance et l’acceptation ne sont pas établies de manière irréfragable.

Une référence sur une facture après la conclusion du contrat ne remplace pas la possibilité préalable requise de prendre connaissance des conditions et de les accepter. Les accords particuliers expressément acceptés dans le devis ou le contrat prévalent. Les conditions du client s’appliquent uniquement dans la mesure où SDS les accepte expressément par écrit. Les modifications sont confirmées par écrit ; un e-mail suffit.

3 Devis et formation du contrat

Les devis sont valables 14 jours calendrier, sauf indication contraire. Ils décrivent la mission, le prix, les principales livraisons et les éventuels acomptes. Un devis ou une demande de réservation en ligne ne devient une mission confirmée qu’après accord mutuel et, si cela a été convenu préalablement, paiement de l’acompte. Aucun pourcentage d’acompte non convenu n’est imposé ultérieurement.

4 Prix et travail supplémentaire

SDS est actuellement exonéré de TVA et ne facture pas de TVA sur ses prestations exonérées. Les devis et factures mentionnent l’exonération. Si le statut fiscal change, cela est clairement communiqué pour les nouveaux devis ou renouvellements. Pour les missions en cours, les prix convenus et les règles légales impératives restent déterminants.

Les travaux supplémentaires, cycles de corrections additionnels, urgences, déplacements, licences, frais d’impression, d’envoi et coûts externes font l’objet d’une estimation préalable ou sont exécutés au tarif convenu. SDS demande l’accord avant tout coût dépassant la mission convenue. Une estimation ne constitue pas une autorisation illimitée de travail supplémentaire.

5 Collaboration et exécution

Le client fournit en temps utile des textes, images, spécifications, coordonnées et accès nécessaires corrects. Si besoin, il désigne une personne qui centralise les retours et approbations. SDS signale lorsque des informations manquantes affectent le calendrier ou le prix.

SDS exécute la mission avec soin et avec les compétences d’un prestataire raisonnablement compétent. Les résultats, fonctionnalités et livraisons clairement promis restent dus. Seuls le conseil, l’optimisation et l’assistance dont le résultat dépend de facteurs externes constituent une obligation de moyens.

Une date de fin expressément convenue est respectée. Les autres indications de calendrier constituent une estimation raisonnable. En cas de retard prévisible, SDS communique la cause, les conséquences et le calendrier adapté. Une date essentielle, par exemple une livraison ou un lancement convenu, est expressément fixée à l’avance.

6 Informatique et assistance numérique

La mission précise les appareils, comptes, logiciels, connexions et interventions autorisées concernés. L’assistance à distance se fait avec le consentement du client. Les accès sont traités confidentiellement et limités à ce qui est nécessaire à la mission.

Le client est toujours seul et exclusivement responsable de ses données et de la création, du contrôle, de la mise à jour régulière, de la conservation sécurisée et séparée et, si nécessaire, de la restauration de sauvegardes complètes, actuelles et utilisables. Avant chaque intervention, le client assure lui-même une sauvegarde utilisable des données, paramètres et configurations concernés et vérifie la possibilité de restauration. SDS ne reprend pas cette responsabilité.

L’assistance informatique, la création de sites, l’hébergement, la maintenance, la surveillance ou la sécurité n’impliquent aucune obligation de sauvegarde, d’archivage ou de restauration pour SDS. Une copie chez un hébergeur ou un autre fournisseur ne remplace pas la sauvegarde propre du client. SDS ne garantit ni la restauration ni la disponibilité permanente des données du client. L’exclusion de responsabilité de l’article 15 s’applique à la perte de données, dans les limites légales qui y sont indiquées.

7 Sites, applications, IA et services numériques

Le devis précise l’utilisation prévue, les pages, fonctions, formulaires, flux de données, connexions, versions linguistiques, environnements pris en charge et volume de saisie de contenu pour les sites, applications web, applications classiques, applications mobiles et autres logiciels. Les nouvelles fonctionnalités, autres plateformes, migrations et intégrations supplémentaires ne sont incluses que si elles sont convenues. Le lancement public ou l’utilisation en production n’intervient qu’après l’approbation convenue.

Les parties fixent les performances, cas de test, critères de réception, documentation, accès et formats de fichiers ou de code à livrer. Un prototype, une démonstration ou une version d’essai ne constitue pas automatiquement une livraison de production. Maintenance, assistance, mises à jour, hébergement et disponibilité sont délimités selon le service choisi. Les licences et droits d’utilisation de tiers restent applicables.

Pour le conseil en IA, les applications d’IA, agents d’IA et automatisations, la mission décrit l’utilisation prévue, les modèles et fournisseurs concernés, les données autorisées, le contrôle humain et les limites des actions automatiques. Les résultats de l’IA peuvent être inexacts, incomplets ou non uniques ; les parties déterminent les vérifications nécessaires avant publication, prise de décision ou exécution. Cela ne limite aucune prestation concrètement promise ni obligation légale impérative de SDS.

L’utilisation de données personnelles ou d’informations confidentielles du client dans des services d’IA externes nécessite des accords préalables adaptés et une base juridique valable. Les parties conviennent de la responsabilité des obligations d’information et de transparence applicables, et chacune assume les obligations légales liées à son propre rôle. Les coûts de modèles, plateformes, licences et consommation ainsi que les éventuelles limites sont fixés à l’avance ; la mission n’autorise pas des coûts variables illimités.

L’hébergement, les noms de domaine, l’e-mail, la maintenance, la surveillance et les licences sont des services distincts, sauf si le devis les regroupe expressément. Les sauvegardes et copies de restauration restent à la charge du client conformément à l’article 6. Une mission ponctuelle de création de site ne comprend pas une maintenance illimitée. Les obligations légales impératives de conformité et de garantie restent applicables.

Les domaines sont, lorsque cela est techniquement possible, enregistrés au nom du client. L’enregistrement dépend de la disponibilité et des règles du registraire. Les durées, frais de renouvellement et la personne responsable du renouvellement sont communiqués à l’avance. Lors d’un transfert convenu, SDS transmet de manière sécurisée les accès client et données de transfert disponibles.

SDS explique préalablement les conditions et coûts pertinents des fournisseurs d’hébergement, de logiciels et de plateformes. Les pannes de tiers ne libèrent pas SDS de ses propres obligations de gestion ou de rétablissement. Les positions dans les moteurs de recherche, le chiffre d’affaires, les conversions et la délivrabilité ininterrompue des e-mails ne sont garantis que si un engagement concret a été expressément pris.

8 Logo, création graphique et imprimés

Le devis précise les créations, formats, applications, tirage et cycles de corrections inclus. Un cycle de corrections correspond à un retour consolidé dans le cadre du briefing initial. Une nouvelle direction, proposition supplémentaire ou modification après approbation est discutée à l’avance en tant que travail supplémentaire.

SDS livre les logos et créations définitifs dans les formats utilisables convenus. Les fichiers sources modifiables, images liées, fichiers de polices et modèles de production ne sont inclus que si cela est expressément convenu. Les droits et licences sur les fichiers de tiers sont respectés ; voir l’article 11.

Avant la production, le client reçoit une épreuve ou une création définitive pour approbation. Il vérifie notamment les noms, textes, chiffres, coordonnées, format et tirage. Un accord numérique vaut accord de production pour cette version.

L’affichage à l’écran et le résultat imprimé peuvent différer dans les limites de tolérances techniques raisonnables. Une référence couleur spécifique, un choix de papier, une finition ou une épreuve physique sont convenus à l’avance. Une référence générale aux différences de couleur ne justifie pas un écart substantiel par rapport au résultat commandé.

Le tirage commandé et les frais de livraison s’appliquent comme convenu. Une livraison supérieure ou inférieure ne donne pas droit à une facturation supplémentaire sans accord préalable. Lorsque SDS est le vendeur, il reste l’interlocuteur pour la conformité et la garantie.

9 Livraison et formats de fichiers

Le devis ou la confirmation de mission détermine le calendrier, la livraison, les fonctionnalités convenues, formats de fichiers et droits d’utilisation. Un délai standard applicable à d’autres activités de l’entrepreneur ne s’applique pas aux missions SDS. Une date essentielle de livraison convenue est confirmée séparément.

SDS livre par les canaux numériques convenus, un téléchargement sécurisé, une plateforme ou par remise physique des imprimés. Les fichiers sources modifiables, fichiers de projet, code source et variantes supplémentaires ne sont inclus que si cela est expressément convenu. La livraison d’un résultat prêt à l’emploi ne transfère pas en elle-même les droits d’auteur.

Le client fournit en temps utile les contenus, retours et accès nécessaires. Des informations manquantes ou une modification de la mission peuvent affecter le calendrier ; SDS en communique les conséquences. Les cycles de corrections supplémentaires ou travaux hors mission convenue sont estimés à l’avance ou confirmés au tarif convenu.

10 Facturation et paiement

10.1 Délai de paiement de 7 jours

Les factures sont payables dans les 7 jours calendrier suivant la date de facture, sauf accord écrit exprès préalable différent entre les parties. SDS transmet la facture en temps utile par le canal convenu ou légalement obligatoire. Aucune date fictive de réception n’est convenue. L’échéance et les coordonnées de paiement figurent sur la facture.

Les acomptes, paiements échelonnés et facturations mensuelles anticipées ne s’appliquent que s’ils sont convenus à l’avance. Le délai de 7 jours calendrier s’y applique également, sauf autre date expressément convenue. La facturation électronique structurée est utilisée lorsque la loi l’exige ; un PDF ne la remplace alors pas.

10.2 Retard de paiement des clients professionnels

Lorsque la loi du 2 août 2002 concernant la lutte contre le retard de paiement dans les transactions commerciales s’applique, l’intérêt commercial légal en vigueur est dû de plein droit et sans mise en demeure dès le lendemain de l’échéance. L’indemnité forfaitaire légale de recouvrement de 40 euros est alors également due. Des frais de recouvrement raisonnables supplémentaires ne peuvent être réclamés que dans la mesure autorisée par la loi et sans double indemnisation des mêmes coûts.

10.3 Contestation et équilibre

Le client signale une contestation au plus vite en indiquant le motif et paie la partie non contestée. Cela ne limite aucun droit légal de suspension. SDS examine soigneusement la réclamation et fournit des justificatifs sur demande. En cas de manquement imputable à SDS, le client conserve ses droits légaux et convenus.

11 Droits d’auteur et droits d’utilisation

Les droits d’auteur sur les créations propres, textes, mises en forme et codes sur mesure restent à SDS, sauf accord écrit différent. Le matériel préexistant du client reste au client. La livraison ou le paiement d’un fichier ne transfère pas en soi les droits d’auteur.

Le devis ou l’accord sur les droits décrit l’usage, les médias, le territoire, la durée, l’exclusivité et la rémunération. En l’absence d’accord plus précis, après paiement intégral le client reçoit un droit d’utilisation mondial non exclusif pour l’application professionnelle convenue, pendant la durée de protection du droit d’auteur. L’utilisation pour sa propre communication d’entreprise en ligne et imprimée y est incluse, dans le cadre de la mission convenue.

Pour un logo définitif, intégralement payé et conçu spécialement pour le client, ce droit est exclusif pour le dessin original propre du logo, dans le monde entier et pendant toute la durée de protection. Il couvre sa propre identité de marque sur tous les supports numériques et imprimés convenus et les adaptations nécessaires par le client ou un designer successeur. Les éléments préexistants, polices et composants de tiers sont exclus de cette exclusivité.

Une cession complète de droits, une revente autonome, une sous-licence hors de l’exécution normale de la mission du client ou une exploitation plus large nécessite un accord écrit distinct. Les licences communiquées des titulaires s’appliquent au matériel préexistant, logiciels standards, code open source, images de stock et polices. Une recherche ou un enregistrement de marque n’est inclus que si commandé.

Les propositions non retenues et fichiers de travail internes ne peuvent être exploités sans accord. Les logos ne nécessitent pas de mention visible obligatoire du créateur. Les droits moraux restent protégés par la loi.

12 Vie privée, confidentialité et références clients

Les parties traitent les informations confidentielles avec soin et les utilisent uniquement pour la mission. Les données personnelles sont traitées conformément au RGPD et aux informations de confidentialité applicables. Lorsque SDS agit comme sous-traitant du client, les parties fixent leurs accords dans un contrat de sous-traitance avant ce traitement, y compris la sécurité, les fournisseurs concernés et la restitution ou suppression des données.

Une référence client, un extrait de site, une création ou un projet confidentiel n’est rendu public qu’avec l’accord du client. Les droits sur les noms, marques, données personnelles et matériels fournis par le client restent respectés. Lorsque le traitement repose sur le consentement, celui-ci peut être retiré pour l’utilisation future sans affecter la licéité des utilisations antérieures.

SDS indique la durée de disponibilité des liens de téléchargement. Le client crée et conserve lui-même des copies sécurisées des créations, fichiers sources, code source et autres données reçus. Un lien de téléchargement ou un stockage chez SDS ou un fournisseur externe ne remplace pas une sauvegarde propre. SDS n’assume aucune responsabilité de sauvegarde ou de restauration ; les obligations légales impératives restent applicables.

13 Réception, réclamations et garantie

Le client contrôle une livraison au plus vite et signale les défauts concrets avec suffisamment d’informations pour les examiner. SDS dispose d’une possibilité raisonnable de corriger sa propre erreur. Un délai de contrôle court, une approbation ou un paiement n’exclut ni les vices cachés ni les droits légaux impératifs. La réception, la période d’essai, la maintenance et l’éventuelle garantie supplémentaire suivent le devis ou le contrat. Les conditions communiquées préalablement s’appliquent aux matériels et licences de tiers, sans exclure les obligations propres convenues de SDS.

14 Annulation et décompte

Le client peut annuler une mission par écrit. Le travail déjà correctement réalisé et les coûts externes préalablement approuvés, démontrables et devenus inévitables peuvent être facturés, après déduction des coûts économisés et montants déjà payés. Le décompte ne peut entraîner une double indemnisation ou une indemnité déraisonnablement élevée. SDS fournit un détail.

Les créations et imprimés ne passent en production qu’après l’accord convenu. Après accord de production, les coûts de production et de livraison déjà engagés peuvent être dus, dans la mesure où ils ont été convenus à l’avance et sont inévitables. En cas de report d’une mission, les parties recherchent d’abord ensemble un nouveau calendrier raisonnable.

Lorsque SDS annule une mission pour une cause qui lui est imputable, les acomptes non acquis sont remboursés. Le client conserve ses droits légaux et, le cas échéant, son droit à une indemnisation pour le manquement. Un acompte est un paiement partiel et n’est pas automatiquement perdu en totalité.

15 Responsabilité

Les parties sont responsables des manquements qui leur sont imputables. Toute personne constatant un dommage le signale en temps utile et prend des mesures raisonnables pour limiter le dommage supplémentaire. Une faute du client ou d’un tiers n’est prise en compte que dans la mesure où elle a réellement causé le dommage.

Dans la mesure autorisée par la loi, SDS n’est responsable d’aucune perte, détérioration, modification ou indisponibilité des données du client, ni des frais de restauration, de ressaisie et dommages connexes. Cette exclusion s’applique à tous les services visés par ces conditions, y compris lorsqu’une sauvegarde du client ou d’un tiers manque ou s’avère inutilisable. Les exceptions légales ci-dessous restent applicables.

Dans la mesure autorisée par la loi et raisonnable par rapport à la mission et au risque prévisible, l’indemnisation des dommages directs causés par une faute légère ordinaire de SDS est limitée à la rémunération hors TVA de la mission concernée. Pour les services continus, la rémunération convenue sur les douze mois précédant le dommage s’applique, ou sur la durée plus courte si le contrat n’a pas encore un an.

L’exclusion pour perte de données et la limitation de responsabilité ne s’appliquent pas en cas de dol, faute lourde, atteinte à l’intégrité physique, violation d’une obligation essentielle vidant le contrat de sa substance, ou lorsque le droit impératif les interdit. Les obligations impératives en matière de vie privée, sécurité et conformité restent applicables.

Les dommages professionnels indirects, tels que manque à gagner ou atteinte à la réputation, ne sont exclus que dans la mesure autorisée par la loi et sans déséquilibre manifeste.

16 Force majeure

Un événement non imputable rendant l’exécution temporairement ou définitivement impossible est signalé au plus vite. Les parties limitent les conséquences et recherchent un report, un remplacement ou une exécution partielle. En cas d’impossibilité définitive, la partie concernée prend fin et la partie non exécutée est remboursée. Les paiements déjà dus pour un travail correctement réalisé restent dus. Les hausses ordinaires de prix, la surcharge de travail ou une erreur propre de planification ne constituent pas automatiquement une force majeure.

17 Durée, résiliation et suspension

Pour les abonnements et la maintenance, le contrat fixe la durée, le renouvellement et la résiliation. Sans autre accord, le contrat est à durée indéterminée avec un préavis d’un mois. Après reconduction tacite, le client peut toujours résilier moyennant un préavis d’un mois, sauf règle légale plus favorable. Les modifications de prix ne s’appliquent qu’après la procédure convenue et jamais rétroactivement.

En cas de manquement grave, l’autre partie peut, après notification écrite et un délai raisonnable de remédiation d’au moins 14 jours calendrier, suspendre proportionnellement les prestations concernées ou résilier le contrat, dans le respect du droit impératif. Des mesures de sécurité urgentes peuvent être prises immédiatement en cas de risque grave concret, avec une explication au plus vite. La suspension n’autorise pas à effacer des données client ou à bloquer, comme moyen de pression, des matériels client déjà payés. Le transfert, l’export et les éventuels frais de migration sont clairement convenus à l’avance.

18 Droit belge et tribunal à Hasselt

Le droit belge s’applique. Les parties tentent d’abord de résoudre un différend à l’amiable. Le tribunal de l’entreprise d’Anvers, division Hasselt, est compétent dans la mesure où il l’est matériellement et où aucune règle impérative de compétence ne désigne un autre juge.

19 Version en ligne applicable et modifications

La version applicable des conditions de SDS est celle disponible sur www.steynendigitalservices.be lors de la conclusion du contrat et communiquée et acceptée conformément à l’article 2. Une modification ultérieure du site ne modifie pas automatiquement les accords, échéances ou sanctions existants. Pour les contrats en cours, un accord complémentaire valable et les obligations impératives d’information restent requis. Une disposition nulle ne permet le maintien du reste du contrat que dans la mesure où cela est possible et licite sans cette disposition.