Verkoopsvoorwaarden.

1 Onderneming en toepassingsgebied

Deze verkoopsvoorwaarden gelden uitsluitend voor zakelijke opdrachten van Wim Hendrik Marc Steynen, handelend onder de commerciële naam SDS (Steynen Digital Services). SDS werkt alleen met ondernemingen en zelfstandigen die voor hun beroeps- of ondernemingsactiviteit handelen. De klant vermeldt bij de bestelling zijn ondernemingsgegevens en, waar van toepassing, zijn ondernemings- of btw-nummer. Een ondernemingsnummer alleen bepaalt niet het zakelijke karakter; het werkelijke doel van de opdracht is doorslaggevend.

Deze voorwaarden gelden alleen voor opdrachten die uitdrukkelijk onder SDS worden bevestigd. Zij zijn niet bedoeld voor aankopen voor privédoeleinden. Wanneer een opdracht toch een consumentenovereenkomst blijkt te zijn, kunnen deze voorwaarden dwingende consumentenrechten niet uitsluiten; vóór de uitvoering worden passende afspraken gemaakt.

SDS omvat strategie, advies, ontwerp, ontwikkeling, implementatie, integratie, opleiding, ondersteuning en onderhoud voor IT en digitale infrastructuur, websites, webapplicaties, klassieke desktop- en mobiele applicaties, cloudoplossingen, softwarekoppelingen en automatisering. Ook kunstmatige intelligentie (AI), AI-applicaties, chatbots, digitale assistenten, AI-agenten en generatieve AI, logo’s, huisstijlen, grafisch ontwerp en drukwerk vallen binnen het aanbod. Alleen uitdrukkelijk bestelde prestaties zijn inbegrepen.

Ondernemer: Wim Hendrik Marc Steynen. Adres: Diestersteenweg 82, 3800 Sint-Truiden. Ondernemingsnummer: 0696.667.856. Huidige btw-status: vrijgesteld van btw. Contact: wim@wimhendrikmarcsteynen.com, +32 (0)493 499 805. Website: www.steynendigitalservices.be.

2 Bekendmaking aanvaarding en bijzondere afspraken

De SDS-verkoopsvoorwaarden zijn raadpleegbaar op www.steynendigitalservices.be. Deze website is het officiële publicatiekanaal voor de SDS-voorwaarden. SDS verwijst vóór het sluiten van de overeenkomst duidelijk naar de toepasselijke versie en geeft de klant een daadwerkelijke mogelijkheid om deze te raadplegen en te bewaren. Door vervolgens een offerte of opdracht met verwijzing naar deze voorwaarden te aanvaarden, aanvaardt de klant de toepasselijke voorwaarden en wordt hij geacht ervan kennis te hebben kunnen nemen. Tegenbewijs blijft mogelijk; kennisname en aanvaarding worden niet onweerlegbaar vastgesteld.

Een verwijzing op een factuur na het sluiten van de overeenkomst vervangt geen vereiste voorafgaande kennisnamemogelijkheid en aanvaarding. Uitdrukkelijk aanvaarde bijzondere afspraken in de offerte of overeenkomst hebben voorrang. Voorwaarden van de klant gelden alleen voor zover SDS ze uitdrukkelijk schriftelijk aanvaardt. Wijzigingen worden schriftelijk bevestigd; e-mail volstaat.

3 Offertes en totstandkoming

Offertes zijn 14 kalenderdagen geldig, tenzij anders vermeld. Ze beschrijven de opdracht, prijs, belangrijkste leveringen en eventuele voorschotten. Een offerte of online reserveringsaanvraag wordt pas een bevestigde opdracht na wederzijds akkoord en, wanneer vooraf afgesproken, betaling van het voorschot. Niet afgesproken voorschotpercentages worden niet achteraf opgelegd.

4 Prijs en meerwerk

SDS is momenteel vrijgesteld van btw en rekent voor zijn vrijgestelde prestaties geen btw aan. Offertes en facturen vermelden de btw-vrijstelling. Als de fiscale status verandert, wordt dit voor nieuwe offertes of verlengingen duidelijk meegedeeld. Voor lopende opdrachten blijven de overeengekomen prijzen en dwingende wettelijke regels bepalend.

Extra werk, bijkomende correctierondes, spoedwerk, verplaatsingen, licenties, druk-, verzend- en externe kosten worden vooraf begroot of op een afgesproken tarief uitgevoerd. SDS vraagt akkoord vóór kosten boven de overeengekomen opdracht. Een raming is geen onbeperkte toestemming voor meerwerk.

5 Samenwerking en uitvoering

De klant bezorgt tijdig correcte teksten, beelden, specificaties, contactgegevens en de noodzakelijke toegangen. De klant wijst zo nodig één persoon aan die feedback en goedkeuringen bundelt. SDS meldt wanneer ontbrekende informatie de planning of de prijs beïnvloedt.

SDS voert de opdracht zorgvuldig en met de vakkennis van een redelijk bekwaam dienstverlener uit. Duidelijk toegezegde resultaten, functionaliteiten en leveringen blijven verschuldigd. Alleen advies, optimalisatie en ondersteuning waarvan het resultaat van externe factoren afhangt, gelden als een inspanningsverbintenis.

Een uitdrukkelijk afgesproken einddatum wordt gerespecteerd. Andere planning is een redelijke raming. Bij verwachte vertraging meldt SDS de oorzaak, gevolgen en aangepaste planning. Een essentiële datum, bijvoorbeeld een afgesproken oplevering of lancering, wordt vooraf uitdrukkelijk vastgelegd.

6 IT en digitale ondersteuning

De opdracht bepaalt de betrokken toestellen, accounts, software, koppelingen en toegelaten ingrepen. Ondersteuning op afstand gebeurt met toestemming van de klant. Toegangen worden vertrouwelijk behandeld en beperkt tot wat voor de opdracht nodig is.

De klant is steeds zelf en uitsluitend verantwoordelijk voor zijn gegevens en voor het maken, controleren, regelmatig bijwerken, veilig en afzonderlijk bewaren en zo nodig terugzetten van volledige, actuele en bruikbare back-ups. Vóór iedere ingreep zorgt de klant zelf voor een bruikbare back-up van de betrokken gegevens, instellingen en configuraties en controleert hij of herstel mogelijk is. SDS neemt deze verantwoordelijkheid niet over.

IT-ondersteuning, websitebouw, hosting, onderhoud, monitoring of beveiliging houden geen back-up-, archiverings- of herstelverplichting voor SDS in. Een kopie bij een hostingbedrijf of andere leverancier vervangt de eigen back-up van de klant niet. SDS garandeert geen herstel of blijvende beschikbaarheid van klantgegevens. Voor gegevensverlies geldt de aansprakelijkheidsuitsluiting in artikel 15, binnen de daar vermelde wettelijke grenzen.

7 Websites applicaties AI en digitale diensten

De offerte bepaalt het beoogde gebruik, de pagina’s, functies, formulieren, gegevensstromen, koppelingen, taalversies, ondersteunde omgevingen en omvang van de contentinvoer voor websites, webapplicaties, klassieke applicaties, mobiele apps en andere software. Nieuwe functies, andere platformen, migraties en extra integraties zijn alleen inbegrepen als ze zijn afgesproken. Publieke lancering of productiegebruik gebeurt pas na de overeengekomen goedkeuring.

Partijen leggen vast welke prestaties, testgevallen, oplevercriteria, documentatie, toegangen en bestands- of codeformaten worden geleverd. Een prototype, demonstratie of proefversie is geen automatische productieoplevering. Onderhoud, ondersteuning, updates, hosting en beschikbaarheid worden volgens de gekozen dienstverlening afgebakend. Licenties en gebruiksrechten van derden blijven gelden.

Voor AI-advies, AI-applicaties, AI-agenten en automatiseringen beschrijft de opdracht het beoogde gebruik, de betrokken modellen en leveranciers, toegelaten gegevens, menselijke controle en grenzen aan automatische handelingen. AI-uitvoer kan onjuist, onvolledig of niet uniek zijn; partijen bepalen welke verificatie nodig is vóór publicatie, besluitvorming of uitvoering. Dit beperkt geen concreet toegezegde prestaties of dwingende wettelijke verplichtingen van SDS.

Gebruik van persoonsgegevens of vertrouwelijke klantinformatie in externe AI-diensten vereist passende voorafgaande afspraken en een geldige grondslag. Partijen spreken af wie instaat voor toepasselijke informatie- en transparantieverplichtingen en nemen ieder hun eigen wettelijke rolverplichtingen op. Model-, platform-, licentie- en verbruikskosten en eventuele limieten worden vooraf vastgelegd; de opdracht geeft geen onbeperkte toestemming voor variabele kosten.

Hosting, domeinnamen, e-mail, onderhoud, monitoring en licenties zijn afzonderlijke diensten, tenzij de offerte ze uitdrukkelijk bundelt. Back-ups en herstelkopieën blijven de verantwoordelijkheid van de klant zoals bepaald in artikel 6. Een eenmalige websiteopdracht omvat geen onbeperkt onderhoud. Dwingende wettelijke conformiteits- en garantieverplichtingen blijven gelden.

Domeinen worden, waar technisch mogelijk, op naam van de klant geregistreerd. Registratie hangt af van beschikbaarheid en regels van de registrar. Looptijden, verlengingskosten en wie moet verlengen worden vooraf meegedeeld. SDS draagt bij een afgesproken overdracht de beschikbare klanttoegangen en verhuisgegevens veilig over.

SDS licht relevante voorwaarden en kosten van hosting-, software- en platformleveranciers vooraf toe. Storingen bij derden ontslaan SDS niet van eigen beheers- of herstelverplichtingen. Zoekposities, omzet, conversies en ononderbroken e-mailaflevering worden alleen gegarandeerd als daarvoor uitdrukkelijk een concrete verbintenis is aangegaan.

8 Logo grafisch ontwerp en drukwerk

De offerte bepaalt de ontwerpen, formaten, toepassingen, drukoplage en inbegrepen correctierondes. Een correctieronde is één gebundelde feedbackronde binnen de oorspronkelijke briefing. Een nieuwe richting, extra voorstel of wijziging na goedkeuring wordt vooraf als meerwerk besproken.

SDS levert definitieve logo’s en ontwerpen in de overeengekomen bruikbare bestandsformaten. Bewerkbare bronbestanden, gekoppelde beelden, lettertypebestanden en productiesjablonen zijn alleen inbegrepen wanneer dat uitdrukkelijk is afgesproken. Rechten en licenties op bestanden van derden worden gerespecteerd; zie artikel 11.

Vóór productie ontvangt de klant een drukproef of definitief ontwerp ter goedkeuring. De klant controleert onder meer namen, teksten, cijfers, contactgegevens, formaat en oplage. Een digitaal akkoord geldt als productieakkoord voor die versie.

Schermweergave en drukresultaat kunnen binnen redelijke technische toleranties verschillen. Een specifieke kleurreferentie, papierkeuze, afwerking of fysieke proef wordt vooraf afgesproken. Een algemene verwijzing naar kleurverschillen rechtvaardigt geen wezenlijke afwijking van het bestelde resultaat.

Bestelde oplage en leveringskosten gelden zoals overeengekomen. Een over- of onderlevering geeft zonder voorafgaande afspraak geen recht op bijkomende facturatie. Wanneer SDS verkoper is, blijft zij het aanspreekpunt voor conformiteit en garantie.

9 Levering en bestandsformaten

De offerte of opdrachtbevestiging bepaalt de planning, levering, overeengekomen functionaliteiten, bestandsformaten en gebruiksrechten. Een standaardtermijn voor andere activiteiten van de ondernemer is niet van toepassing op SDS-opdrachten. Een overeengekomen essentiële opleverdatum wordt afzonderlijk bevestigd.

SDS levert via de overeengekomen digitale kanalen, een beveiligde download, een platform of door fysieke aflevering van drukwerk. Bewerkbare bronbestanden, projectbestanden, broncode en aanvullende varianten zijn alleen inbegrepen wanneer dit uitdrukkelijk is afgesproken. Levering van een gebruiksklaar resultaat draagt op zichzelf geen auteursrechten over.

De klant levert noodzakelijke inhoud, feedback en toegangen tijdig aan. Ontbrekende informatie of een wijziging van de opdracht kan gevolgen hebben voor de planning; SDS deelt deze gevolgen mee. Extra correctierondes of werk buiten de afgesproken opdracht worden vooraf begroot of volgens het overeengekomen tarief bevestigd.

10 Facturatie en betaling

10 1 Betaaltermijn van 7 dagen

Facturen zijn betaalbaar binnen 7 kalenderdagen na factuurdatum, tenzij partijen vooraf uitdrukkelijk schriftelijk anders overeenkomen. SDS bezorgt de factuur tijdig via het afgesproken of wettelijk verplichte kanaal. Er wordt geen fictieve ontvangstdatum van de factuur afgesproken. De vervaldag en betalingsgegevens staan op de factuur.

Voorschotten, deelbetalingen en maandelijkse vooruitfacturatie gelden alleen als ze vooraf zijn afgesproken. Ook daarop geldt de betaaltermijn van 7 kalenderdagen, tenzij een andere datum uitdrukkelijk is overeengekomen. Gestructureerde elektronische facturatie wordt gebruikt waar de wet dit verplicht; een pdf vervangt haar dan niet.

10 2 Laattijdige betaling door zakelijke klanten

Wanneer de wet van 2 augustus 2002 betreffende betalingsachterstand bij handelstransacties van toepassing is, is vanaf de dag na de vervaldag van rechtswege en zonder ingebrekestelling de op dat ogenblik geldende wettelijke handelsinterest verschuldigd. Ook de wettelijke forfaitaire invorderingsvergoeding van 40 euro is dan verschuldigd. Aanvullende redelijke invorderingskosten kunnen slechts worden gevraagd voor zover de wet dit toelaat en zonder dubbele vergoeding van dezelfde kosten.

10 3 Betwisting en evenwicht

De klant meldt een betwisting zo snel mogelijk met de reden en betaalt het niet-betwiste gedeelte. Dit beperkt geen wettelijk recht op opschorting. SDS onderzoekt de klacht zorgvuldig en bezorgt op verzoek bewijsstukken. Voor een toerekenbare tekortkoming van SDS behoudt de klant de wettelijke en overeengekomen rechten.

11 Auteursrechten en gebruiksrechten

Auteursrechten op eigen ontwerpen, teksten, vormgeving en maatwerkcode blijven bij SDS, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Bestaand materiaal van de klant blijft van de klant. Levering of betaling van een bestand draagt op zichzelf geen auteursrechten over.

De offerte of rechtenafspraak omschrijft gebruik, media, gebied, duur, exclusiviteit en vergoeding. Bij ontbreken van een nadere afspraak krijgt de klant na volledige betaling voor de duur van de auteursrechtelijke bescherming een wereldwijd, niet-exclusief gebruiksrecht voor de overeengekomen zakelijke toepassing. Gebruik voor de eigen bedrijfscommunicatie online en in druk is daarin inbegrepen, binnen de afgesproken opdracht.

Voor een definitief, volledig betaald en speciaal voor de klant ontworpen logo is dat gebruiksrecht exclusief voor het oorspronkelijke eigen logo-ontwerp, wereldwijd en voor de volledige beschermingsduur. Het omvat de eigen merkidentiteit op alle overeengekomen digitale en gedrukte dragers en noodzakelijke aanpassingen door de klant of een opvolgend ontwerper. Bestaande bouwstenen, lettertypen en onderdelen van derden vallen buiten die exclusiviteit.

Een volledige rechtenoverdracht, losstaande doorverkoop, sublicentie buiten de normale uitvoering van de klantopdracht of ruimere exploitatie vereist een afzonderlijke schriftelijke afspraak. Voor vooraf bestaand materiaal, standaardsoftware, openbroncode, stockbeelden en lettertypen gelden de bekendgemaakte licenties van de rechthebbenden. Een merkonderzoek of merkregistratie is alleen inbegrepen als dat is besteld.

Niet gekozen voorstellen en interne werkbestanden mogen niet zonder akkoord worden geëxploiteerd. Voor logo’s bestaat geen verplichte zichtbare makersvermelding. Morele rechten blijven wettelijk beschermd.

12 Privacy vertrouwelijkheid en klantreferenties

Partijen behandelen vertrouwelijke informatie zorgvuldig en gebruiken ze alleen voor de opdracht. Persoonsgegevens worden verwerkt volgens de AVG en de toepasselijke privacy-informatie. Wanneer SDS voor de klant als verwerker optreedt, leggen partijen vóór die verwerking hun afspraken vast in een verwerkersovereenkomst, inclusief beveiliging, betrokken leveranciers en teruggave of verwijdering van gegevens.

Een klantreferentie, websitefragment, ontwerp of vertrouwelijk project wordt alleen met akkoord van de klant openbaar gemaakt. Rechten op namen, merken, persoonsgegevens en door de klant aangeleverd materiaal blijven gerespecteerd. Wanneer verwerking op toestemming berust, kan die voor toekomstig gebruik worden ingetrokken zonder de rechtmatigheid van eerder gebruik aan te tasten.

SDS vermeldt de beschikbaarheidsduur van downloadlinks. De klant maakt en bewaart zelf veilige kopieën van ontvangen ontwerpen, bronbestanden, broncode en andere klantgegevens. Een downloadlink of opslag bij SDS of een externe leverancier vervangt geen eigen back-up. SDS neemt geen back-up- of herstelverantwoordelijkheid over; dwingende wettelijke verplichtingen blijven gelden.

13 Oplevering klachten en garantie

De klant controleert een levering zo spoedig mogelijk en meldt concrete gebreken met voldoende informatie om ze te onderzoeken. SDS krijgt een redelijke kans om een eigen fout te herstellen. Een korte controletermijn, goedkeuring of betaling sluit verborgen gebreken en dwingende wettelijke rechten niet uit. Aanvaarding, testperiode, onderhoud en eventuele aanvullende garantie volgen de offerte of overeenkomst. Voor materiaal en licenties van derden gelden de vooraf meegedeelde voorwaarden, zonder de eigen overeengekomen verplichtingen van SDS uit te sluiten.

14 Annulering en afrekening

De klant kan een opdracht schriftelijk annuleren. Reeds correct uitgevoerd werk en vooraf goedgekeurde, aantoonbare en niet meer vermijdbare externe kosten kunnen worden afgerekend, met aftrek van bespaarde kosten en reeds betaalde bedragen. De afrekening mag geen dubbele vergoeding of onredelijk hoge vergoeding opleveren. SDS bezorgt een specificatie.

Ontwerpen en drukwerk gaan pas na het afgesproken akkoord naar productie. Na productieakkoord kunnen al aangegane productie- en leveringskosten verschuldigd zijn, voor zover vooraf overeengekomen en niet vermijdbaar. Bij verplaatsing van een opdracht zoeken partijen eerst samen naar een redelijke nieuwe planning.

Wanneer SDS een opdracht toerekenbaar annuleert, worden niet-verdiende voorschotten terugbetaald. De klant behoudt wettelijke rechten en, waar passend, het recht op een vergoeding voor de tekortkoming. Een voorschot is een deelbetaling en is niet automatisch volledig verloren.

15 Aansprakelijkheid

Partijen zijn verantwoordelijk voor hun toerekenbare tekortkomingen. Wie schade vaststelt, meldt dit tijdig en neemt redelijke maatregelen om verdere schade te beperken. Een eigen fout van de klant of een derde wordt slechts in rekening gebracht voor zover die de schade daadwerkelijk heeft veroorzaakt.

Voor zover wettelijk toegestaan is SDS niet aansprakelijk voor enig verlies, beschadiging, wijziging of onbeschikbaarheid van klantgegevens, noch voor kosten van herstel, herinvoer en daarmee samenhangende schade. Deze uitsluiting geldt voor alle diensten in deze voorwaarden, ook wanneer een back-up bij de klant of een derde ontbreekt of niet bruikbaar blijkt. De hieronder genoemde wettelijke uitzonderingen blijven van toepassing.

Voor zover wettelijk toegelaten en redelijk in verhouding tot de opdracht en het voorzienbare risico, is de vergoeding van rechtstreekse schade door een gewone lichte fout van SDS beperkt tot de vergoeding exclusief btw voor de betrokken opdracht. Bij doorlopende diensten geldt de overeengekomen vergoeding over de twaalf maanden voorafgaand aan het schadegeval, of over de kortere looptijd als de overeenkomst nog geen jaar loopt.

De uitsluiting voor gegevensverlies en de aansprakelijkheidsbeperking gelden niet bij opzet, zware fout, aantasting van de fysieke integriteit, schending van een essentiële verbintenis waardoor de overeenkomst wordt uitgehold, of wanneer dwingend recht ze verbiedt. Dwingende verplichtingen inzake privacy, beveiliging en conformiteit blijven gelden.

Indirecte zakelijke schade, zoals gemiste winst of reputatieschade, wordt alleen uitgesloten voor zover dit wettelijk toegelaten en niet kennelijk onevenwichtig is.

16 Overmacht

Een niet-toerekenbare gebeurtenis die uitvoering tijdelijk of definitief onmogelijk maakt, wordt zo snel mogelijk gemeld. Partijen beperken de gevolgen en zoeken naar uitstel, vervanging of gedeeltelijke uitvoering. Bij definitieve onmogelijkheid eindigt het getroffen gedeelte en wordt het niet uitgevoerde deel terugbetaald. Reeds verschuldigde betalingen voor correct uitgevoerd werk blijven verschuldigd. Gewone prijsstijgingen, drukte of een eigen planningsfout vormen niet vanzelf overmacht.

17 Looptijd opzegging en opschorting

Voor abonnementen en onderhoud bepaalt de overeenkomst duur, verlenging en opzegging. Zonder andere afspraak geldt een overeenkomst voor onbepaalde duur met een opzegtermijn van één maand. Na stilzwijgende verlenging kan de klant steeds opzeggen met één maand opzeg, tenzij een gunstigere wettelijke regel geldt. Prijswijzigingen gelden alleen na de afgesproken procedure en nooit met terugwerkende kracht.

Bij een ernstige tekortkoming kan de andere partij na schriftelijke melding en een redelijke hersteltermijn van minstens 14 kalenderdagen de betrokken prestaties evenredig opschorten of de overeenkomst beëindigen, met respect voor dwingend recht. Dringende beveiligingsmaatregelen mogen bij een concreet ernstig risico onmiddellijk, met zo snel mogelijke toelichting. Opschorting is geen toestemming om klantgegevens te wissen of reeds betaalde klantmaterialen als drukmiddel te blokkeren. Overdracht, export en eventuele migratiekosten worden vooraf duidelijk afgesproken.

18 Belgisch recht en rechtbank in Hasselt

Belgisch recht is van toepassing. Partijen proberen een geschil eerst in onderling overleg op te lossen. De Ondernemingsrechtbank Antwerpen, afdeling Hasselt, is bevoegd voor zover zij materieel bevoegd is en geen dwingende bevoegdheidsregel een andere rechter aanwijst.

19 Toepasselijke online versie en wijzigingen

Van toepassing is de versie van de SDS-verkoopsvoorwaarden die bij het sluiten van de overeenkomst via www.steynendigitalservices.be beschikbaar was en overeenkomstig artikel 2 kenbaar is gemaakt en aanvaard. Een latere wijziging op de website wijzigt bestaande afspraken, vervaldata of sancties niet automatisch. Voor lopende overeenkomsten blijven een geldige nadere afspraak en dwingende informatieverplichtingen vereist. Een nietige bepaling doet de overige overeenkomst alleen voortbestaan voor zover dat zonder die bepaling mogelijk en rechtmatig is.